VOCÊ JÁ PENSOU COMO OTIMIZAR PROCESSOS E REDUZIR OS CUSTOS DA SUA EMPRESA?
Manter uma boa saúde financeira é vital para o sucesso de uma empresa. Se as finanças vão mal, falta comunicação, processos travam o funcionamento e o desenvolvimento do negócio pode ficar comprometido e, mais a frente, pode ser difícil crescer, investir e até dar continuidade nas atividades.
O crescimento de sua empresa está diretamente ligado a uma gestão dinâmica e consciente que combine redução de custos com bons investimentos. Organização e planejamento devem fazer parte do dia a dia do seu negócio. Segundo o Sebrae, um dos motivos que levam ao fechamento prematuro de uma empresa é a falta de gerenciamento da gestão básica. Você não vai querer que a sua empresa faça parte dessa estatística, vai?
Descubra como uma empresa pode ter o apoio da equipe na hora de otimizar processos.
Se você deseja otimizar os processos da sua organização, confira a seguir 5 recomendações dadas por ele:
1. Conhecer bem o negócio, o processo atual da empresa e as metas a serem alcançadas; 2. Documentar detalhadamente os processos, por exemplo, as especificações e o fluxograma; 3. Formalizar os processos aos colaboradores para disseminação do conhecimento; 4. Acompanhar periodicamente o percentual de alcance das metas e a resolução de problemas inerentes à operação ou aos clientes;
5. Implementar melhorias nos processos com foco em redução de custo, maior agilidade e maior produtividade.
Nem sempre é preciso cortar custos com pessoal, mudar o escritório para um local mais barato ou tomar alguma outra medida drástica para botar os gastos da empresa nos eixos, afinal executivos e empreendedores eficientes sabem que realizar uma redução de custos nas empresas apenas quando o negócio está com problemas não é uma estratégia adequada. O melhor e mais inteligente é conduzir mudanças graduais, otimizando processos e investindo em estratégias mais eficientes.
Para melhor entender o processo de transformação e melhoria de processos, devemos lembrar que processo é uma sequência de atividades realizadas com um objetivo específico, e o Monitoramento e Gestão de processos (COSO e Strategic Sourcing), por sua vez, é resumidamente uma disciplina de gerência que integra os objetivos e estratégias da organização com as expectativas e necessidades do cliente, focada no processo ponta-a-ponta.
A seguir selecionamos 3 Tipos de Processos Padrões que auxiliam no processo de entendimento, avaliação e redução de custos nas empresas:
Uma melhoria de processos e transformação ocorre basicamente por meio dos seguintes processos:
Processos de Negócios ou Cores Process – são os processos relacionados diretamente a cadeia de valor da organização, e adicionam valor ao serviço;
Processos de Suporte – são os processos internos que apoiam os processos de negócio;
Processos de Gerenciamento – são os processos que orientam e monitoram os demais processos, tanto do ponto de vista executivo quanto de governança.
Melhoria de Processos Contínua Através de Abordagens:
Podem ser diversos os tipos de abordagens e metodologias que visam uma melhoria de processos, e aqui citamos três delas de grande importância:
COSO – uma melhoria de processos que objetiva a redução de desperdícios;
ISSO 31000 – trás uma abordagem voltada para a melhoria dos processos focada na qualidade;
Strategic Sourcing – abordagem que contempla um conjunto de práticas para redução de custos.
Transformações de Processos
É certo que as organizações estão em constante mudança, e por isso muitas vezes é necessário revisar o negócio e fazer a transformação de processos. Sendo assim, é preciso sempre se adaptar e criar novos padrões e estruturas. A transformação da organização depende diretamente da transformação dos processos, que pode ser de forma incremental ou radical. Transformar um processo inclui: Redesenho, reengenharia e mudança de paradigma em uma visão ponta-a-ponta.
A transformação de processos visa encontrar a melhor maneira de o processo realizar seu trabalho, e podemos citar alguns motivos que levam a essa transformação dentro da empresa, como construir processos com foco no cliente, aumentar a produtividade, reduzir defeitos, reduzir desperdícios, aumentar a capacidade, aproveitar ou desenvolver oportunidades, reduzir risco e reduzir custo.
Possibilidades para Redução de Custos Através de Processos:
Abaixo descrevemos alguns exemplos de possibilidades para redução de custos por meio de melhoria dos processos nas empresas:
Redução de custos no processo de vendas.
Redução de custos com mão de obra no processo de Recursos Humanos.
Redução de custos no processo de Finanças e Controladoria.
Redução de Custos de contratos e de terceirizações (Suprimentos).
Redução de Custos de com compras e fornecimentos
Redução de custos no processo de Estoques.
Redução de custos de produção
Redução de custo para tomada de decisão
Redução de custo com gestão de mudança
Redução de custo com acidente de funcionários
Redução de fraude interna e externa
Redução de custo com utilização de materiais
Redução de custo na Logistica.
Redução de custo com marketing.
Redução de custo com avaliação dos preços de venda.
Redução de custo com avaliação de TI.
Ao fazerem um diagnóstico (mapeamento, relatório e plano de ação) do negócio de forma aprofundada, empreendedores geralmente chegam a conclusão que a falta de visibilidade nos processos geram grandes desperdícios. Afinal, quando funcionários sem autonomia e sem uma visão ampla do negócio se concentram somente em seus departamentos, o fluxo de trabalho muitas vezes empaca na dependência de uma única pessoa ou processo. São os famosos gargalos administrativos.
Após termos o desenho dos processos e visão atual (as is), já temos ferramentas suporte para como sugerir a redução de custos, que sempre requer tomada de decisões acertadas para que a redução de custos não implique na perda de qualidade ou a transformação do clima organizacional em um clima mais tenso.
Por isso, a redução de custos deve acompanhar plano de ação de melhorias suportado com um planejamento eficaz e uma vantagem a mais para a empresa como implantação de tecnologias, melhoria em processos e outros.
A Redução de custos não deve ser sempre um sacrifício, mas um benefício conjunto para toda a empresa, exigindo envolvimento e um trabalho de conscientização de toda a equipe, com vista para um bom clima organizacional.
Para reduzir os custos é necessário que as empresas estruturem um planejamento para corte de custos nos departamentos críticos, ou seja, que exigem maior atenção em corte de custos para que se obtenha assim um melhor desempenho de custos benefícios.
Por isso, a otimização dos processos é tão necessária para empresas que buscam reduzir os custos de forma sustentável, pois permite uma redução de custos de forma natural a partir do ganho de qualidade na maneira de atuação da empresa e da redução do tempo consumido em cada atividade. Isto é, os trabalhadores produzirão mais, em menos tempo e com menor consumo de matéria prima.
A aplicação correta de uma melhoria de processos irá colaborar para um melhor andamento da empresa, com redução de custo e permitindo maior agilidade. Para iniciar uma transformação é preciso definir uma estratégia, saber por onde começar e como fazer, e depois executar.
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A Carbon Advisors oferece soluções de forma personalizada para atender as necessidades dos projetos de nossos clientes nos mais diversos segmentos, objetivando a melhoria continua e sustentável dos processos internos, gestão de riscos, indicadores de performance e de seus resultados.
As linhas de serviços de Gestão Empresarial são:
- Redução de Custos
- Elaboração de Normas, Políticas e Procedimentos
- Mapeamento de Processos
- Desenho e Redesenho de Processos em fluxogramas
- Revisão dos procedimentos internos
- Reestruturação organizacional e implantação de processos
- Avaliação de estrutura organizacional
- Análise de competência dos colaboradores
- Atribuição de responsabilidades
- Proposição de novos procedimentos
- Identificação fácil e ágil de possíveis erros
- Análise do Ponto de Equilibrio
- Aderência de sistemas integrados de gestão empresarial (ERP)
Oferecemos serviços com a preocupação constante em atender suas expectativas, com eficiência e qualidade, o que nos diferencia das demais empresas, pois estamos, desde já, engajados com seus objetivos, suas necessidades e suas metas.
Estamos preparados para desenvolver um trabalho participativo, visando antecipar problemas, compartilhar conhecimentos e ideias, buscar e propor soluções.
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